Blog Artikel 14/02/2022

Was ist ERP? Grundlagen der Ressourcenplanung für Unternehmen & die Vorteile eines Cloud-ERP-Systems

ERP ist eine beliebte Softwarelösung, die zur Optimierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen verschiedener Größen und Branchen beiträgt. In diesem Artikel erläutern wir Ihnen die wichtigsten Prinzipien und die Vorteile von ERP. Zudem behandeln wir die Frage der Wahl einer Infrastrukturplattform für das System.

Was ist ERP und ist es wichtig für Unternehmen?

ERP steht für „Enterprise Resource Planning“, also für die Strategie des Unternehmens zur Organisation der Geschäftsprozesse. Dazu gehören gehören die Optimierung der Produktion, die Verwaltung von Vermögenswerten, Finanzen, Risiken und Mitarbeitern usw. Ein ERP-System umfasst eine Reihe von Software-Tools, die helfen, diese Aufgaben effektiv zu lösen.

Der ERP-Komplex deckt alle Aspekte der Unternehmensführung ab und vereinigt sie in einem zentralisierten System. Dies hilft Unternehmen, sich ein klares Bild davon zu machen, wie sie arbeiten, wie ihr finanzieller Status ist, wie sie Mittel zuweisen, was den Steuerbehörden gemeldet werden muss, wie sie ihre Mitarbeiter verwalten, in welche Richtung sie sich entwickeln und wie sie sich an die aktuelle Situation anpassen müssen, um strategische Ziele zu erreichen.

Der Markt für ERP-Systeme ist vielfältig und hängt weitgehend von der jeweiligen Region ab. Bekannte Beispiele für ERPs sind Oracle, SAP und Microsoft Dynamics.

  • Dies sind die wichtigsten Prinzipien von ERP, die für Unternehmen von Nutzen sind:
  • Es arbeitet in Echtzeit;
  • es hat eine gemeinsame Datenbank, die alle Anwendungen und Module unterstützt;
  • es vereinigt alle Module in einem System;
  • es arbeitet auf verschiedenen Servern und Betriebssystemen;
  • es ist über die Client-Schnittstelle jederzeit und überall zugänglich;
  • es umfasst sowohl vertikale als auch horizontale Zugriffsrechte auf der Grundlage der Organisationsstruktur und der Abteilungen;
  • es kann auf einem Server oder in der Cloud implementiert werden.

Der Hauptzweck eines ERP-Systems besteht darin, die Geschäftsprozesse des Unternehmens zu optimieren. Dies wird durch Automatisierung, Systematisierung und Analytik erreicht. So erstellt das System beispielsweise automatisch Berichte auf Basis der in der Datenbank enthaltenen Informationen. Dies hilft, die Kosten zu senken und das Fehlerrisiko zu minimieren.

ERP-Anwendungen arbeiten mit einer einzigen Datenbank. Vertrauliche Daten werden nicht auf den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter gespeichert, was die Sicherheit erhöht und den Zugriff auf Informationen vereinfacht. Die Zugriffsrechte hängen von der Hierarchie des Organigramms, der Abteilung und anderen Faktoren ab. Der Zugriff auf das System kann von jedem Ort der Welt aus erfolgen, unabhängig von der Hardware-Plattform. Remote-Mitarbeiter können über mobile Geräte auf Android- oder MacOS-Basis auf das System zugreifen, während Mitarbeiter, die im Büro arbeiten, sich über Windows mit der Datenbank verbinden.

Die Zentralisierung der Daten erleichtert die Geschäftsanalyse. Das ERP-System enthält Daten über das Inventar des Unternehmens, die Lieferketten, die Kunden, den Umsatz usw. Die Analysen des ERP-Systems können dazu verwendet werden, Verkäufe auf der Grundlage von Bedarfsanalysen zu planen, das Lager des Unternehmens zu überwachen und ineffiziente Ausgaben zu ermitteln. Das System hilft auch bei der Analyse und Optimierung der Arbeit der einzelnen Abteilungen dank einheitlicher Berichte.

Hauptprinzipien von ERP

ERPs verwenden eine modulare Architektur. Dies ermöglicht es den Benutzern, das System je nach den Prioritäten des Unternehmens schrittweise aufzubauen. Sie können zum Beispiel zuerst die Module für die Buchhaltung und die Lagerverwaltung hinzufügen, später dann ein CRM- und ein Mitarbeiterverwaltungsmodul. Wenn Sie nicht die gesamte Palette an ERP-Modulen benötigen, können Sie dank der Systemarchitektur nur die Module installieren, die Sie benötigen.

ERP-Systeme unterstützen mehrere Sprachen und Währungen und lassen sich an die lokale Gesetzgebung anpassen. Dies ist für transnationale Unternehmen und Konzerne, die Kunden auf der ganzen Welt bedienen, von Vorteil. Aber auch für kleine Unternehmen ist dies nützlich. Es ist wahrscheinlich, dass Ihr bevorzugtes ERP-System standardmäßig Ihre Sprache und Währung unterstützt und dabei die Besonderheiten der Gesetze Ihres Landes berücksichtigt. Auf diese Weise werden Sie nicht lange brauchen, um eine passende Lösung zu finden, und müssen das System nicht selbst anpassen.

Das System ist skalierbar auf Basis der Organisationsstruktur des Unternehmens. Das bedeutet, dass verschiedene Organisationsebenen in einem einzigen System enthalten sind, z. B. Muttergesellschaften und Abteilungen, Niederlassungen, verbundene Strukturen usw. Es unterstützt auch verschiedene Eigentumsformen, Steuersysteme, Kontenpläne, Bilanzierungsrichtlinien usw. Das gleiche Prinzip wird bei der Bildung von ERP-Systemen für Unternehmen mit territorialen Niederlassungen angewandt.

Die Vorteile von Enterprise-Resource-Systems ergeben sich weitgehend aus ihren Grundprinzipien und Strukturen. Das ERP-System:

  • sammelt, verarbeitet und präsentiert Berichte über Daten, die für die Entscheidungsfindung notwendig sind;
  • automatisiert den Dokumentenfluss und die Geschäftsverwaltungsprozesse;
  • steigert die Effizienz der Mitarbeiter durch den Einsatz von IT-Algorithmen und -Tools;
  • bietet eine vollständige Kontrolle über die Aktivitäten der einzelnen Abteilungen;
  • optimiert und synchronisiert die Geschäftsprozesse;
  • senkt die Ausgaben für Unternehmen mit verzweigten Organigrammen;
  • erleichtert die Analyse, Planung und Entscheidungsfindung;
  • bietet Tools zur Mitarbeiterverwaltung für die Einstellung, berufliches Wachstum, Motivation, Schulung, Loyalitätsmanagement usw.;
  • verbessert die Datensicherheit durch Sicherheitsrichtlinien und Zugriffsrechte.

Jedes Unternehmen, das ERP-Lösungen einsetzt, kann der obigen Liste seine eigenen Vorteile hinzufügen. Die wichtigste Konsequenz dieser Vorteile ist jedoch eine Umsatzsteigerung aufgrund einer optimalen Ressourcenverwaltung und transparenter Daten.

Die Miete einer ERP-IT-Infrastruktur ist eine kosteneffiziente Alternative zur Vor-Ort-Installation.

What kind of ERP infrastructure should I choose?

Bei der Installation eines ERP-Systems auf dem lokalen Server des Unternehmens muss unbedingt das Unternehmenswachstum berücksichtigt werden. Die Konfiguration des Servers muss in der Lage sein, die wachsende Arbeitslast des Systems zu bewältigen. Dies kann nur mit Serverkomponenten der Enterprise-Klasse erreicht werden, die oft teuer sind. Die Infrastruktur für ein System, das kritische Daten enthält, muss außerdem ausfallsicher sein. Das Unternehmen wird Reservekomponenten einsetzen müssen, was die Ausgaben mindestens um den Faktor 2 erhöht.

Die Bereitstellung eines ERP-Systems vor Ort ist ein kostspieliger und zeitaufwändiger Prozess, der durch die notwendige Wartung des Servers zusätzlich erschwert wird. Das Unternehmen muss IT-Personal für die Unterstützung der ERP-Infrastruktur einstellen, Platz für die Geräte reservieren und für den Stromverbrauch des Servers aufkommen. Es ist zudem wichtig zu wissen, dass ein Server keine einmalige Anschaffung ist. Die Komponenten müssen in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden. Unternehmen, die diese Lösung für finanziell ineffizient halten, sind gut beraten, wenn sie sich für die Miete einer IT-Infrastruktur entscheiden.

Ein Unternehmen, das einen Server für ein ERP-System mietet, muss keine Komponenten kaufen, keine Fehlertoleranz organisieren und die Infrastruktur nicht warten: All dies liegt in der Verantwortung des Anbieters. Außerdem ist die Speicherung vertraulicher Daten in einem zertifizierten Rechenzentrum wesentlich sicherer als die Bereitstellung vor Ort. Die Server von SIM-Networks werden zum Beispiel in einem ISO/IEC 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Das internationale Zertifikat garantiert, dass die Sicherheitssysteme im Rechenzentrum internationalen Standards entsprechen, während deutsche Gesetze die Kundendaten u. a. vor illegaler Beschlagnahmung schützen.

Zu den Nachteilen der Servermiete gehört die begrenzte Skalierungsmöglichkeit. Benötigt ein Kunde mehr Ressourcen, muss er einen neuen Server mit einer geeigneten Konfiguration mieten und das System neu aufstellen. Das Problem der Ausfallsicherheit ist außerdem nur zum Teil gelöst. Zuverlässige Anbieter verwenden zwar redundante Komponenten, Netzteile und Netzwerkverbindungen, aber die Redundanz eines Servers ist auf architektonischer Ebene begrenzt.

Die Cloud-Miete ist eine Lösung, die alle Vorteile der Infrastrukturmiete bietet und gleichzeitig die Probleme der Skalierung und Fehlertoleranz löst. Clouds werden auf der Grundlage von Server-Clustern aufgebaut; jeder Prozess nutzt die Rechenressourcen mehrerer physischer Geräte. Diese Rechenleistung wird als einheitlicher Pool dargestellt, den der Nutzer nach Belieben verwalten kann. Ressourcen können jederzeit hinzugefügt oder deaktiviert werden; der Preis ändert sich entsprechend. Auf diese Weise können Unternehmen ihre IT-Infrastruktur erweitern, ohne neue Geräte kaufen oder Daten auf einem neuen Server von Grund auf neu bereitstellen zu müssen.

Die Vorteile von ERP in der Cloud

Ein Hardware-Ausfall bei einem oder sogar mehreren Servern beeinträchtigt die Funktion der Systeme in der Cloud aufgrund der Cluster-Architektur nicht. Dies ist besonders wichtig für Anwendungen, die eine stabile Betriebszeit erfordern, wie z. B. ERP-Systeme. Einige Clouds verwenden auch Komponentenredundanz auf architektonischer Ebene. Wir verwenden zum Beispiel 2N+1-Redundanz: Jede Hardware hat eine parallele Kopie plus eine weitere Reservekomponente.

ERP in der Cloud ist aufgrund einer Reihe von Sicherheitsmaßnahmen vorteilhaft. Cloud-Infrastrukturen verwenden hardwarebasierte Verschlüsselung sowie sichere Netzwerkverbindungen. Einige Anbieter bieten vorinstallierte Dienste an, die die Sicherheit in der Cloud erhöhen. SIM-Networks bietet mit seiner Public Cloud standardmäßig Firewalls, DDoS-Schutz und VPN. Diese Maßnahmen schützen die internen Daten des Unternehmens vor unbefugtem Zugriff.

Die Vermeidung von Datenverlusten ist ein wichtiger Faktor, der bei der Auswahl einer Infrastruktur für ein ERP-System berücksichtigt werden muss. Sollte die Infrastruktur ausfallen, muss es einen Mechanismus geben, der die Dokumente, Berichte und Analysen des Unternehmens sichert. BaaS (Backup-as-a-Service) erstellt automatisch Reservekopien von Daten und wird zu diesem Zweck häufig in der Cloud eingesetzt. Sie müssen diesen Dienst nicht manuell einrichten, wie es bei einem lokalen Server der Fall wäre; BaaS ist ein fertiges Instrument.

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Wie nutze ich das volle Potenzial meines ERP?

ERP umfasst eine Reihe von Instrumenten zur Optimierung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Es führt Daten in einem einzigen System zusammen, erleichtert Analysen, erstellt automatische Finanzprognosen und vereinfacht die Vertriebsplanung. Diese Vorteile sind für jedes Unternehmen, ob Mittelstand, Großkonzern oder E-Commerce Startup, entscheidend. Die Wahl einer passenden Infrastrukturplattform ist ein wichtiger Faktor der ERP-Integration.

Der Einsatz eines ERP-Systems in einer lokalen Infrastruktur zwingt das Unternehmen, Zeit und Ressourcen für die IT zu verwenden, indem es Hardware kauft und aktualisiert, den Server wartet, Administratoren beschäftigt usw. Deshalb ist es für ein kleines Unternehmen kosteneffizienter, das System in einer gemieteten Infrastruktur unterzubringen. Der Anbieter übernimmt in diesem Fall die genannten Aufgaben und das Unternehmen spart seine Mittel.

Die Wahl der Plattform für ein ERP-System ist weitgehend eine individuelle Frage. Die verschiedenen Infrastrukturlösungen haben jedoch ihre Vor- und Nachteile, die es zu berücksichtigen gilt. Die Anmietung eines Servers der Enterprise-Klasse ist kosteneffizienter als die Bereitstellung eines Servers vor Ort; allerdings ist es schwierig, Ausfallsicherheit und Skalierung in einem physischen Server zu organisieren. Wenn diese Aufgaben für Ihr Unternehmen Priorität haben, sind ERP-Cloud-Lösungen eine gute Wahl.

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