ERP – популярное программное решение, которое помогает оптимизировать бизнес-процессы компаний различных размеров и индустрий. В этой статье мы выделим основные принципы работы и преимущества ERP, а также рассмотрим вопрос выбора инфраструктурной платформы для этой системы.
Что такое ERP и зачем она бизнесу?
ERP – это «планирование ресурсов предприятия», то есть стратегия организации бизнес-процессов. Среди таких процессов – оптимизация производственных операций, управление активами, финансовый менеджмент и управление рисками, работа с персоналом и т.д. ERP-система – комплекс программных инструментов, которые помогают решать эти задачи.
Программный комплекс ERP охватывает все аспекты бизнеса и объединяет их в централизованную систему. Это помогает компании ориентироваться в том, что она делает, какими средствами располагает, как распределять доход, о чем отчитываться фискальным органам, как работать с сотрудниками, куда развиваться и как приспособиться к текущей ситуации, чтобы достичь стратегической цели.
Рынок ERP-решений разнообразен и во многом зависит от локальных условий. Популярные примеры ERP-систем – Oracle, SAP, Microsoft Dynamics и 1С.
Вот несколько основных принципов работы ERP, которые будут полезны бизнесу:
- работает в режиме реального времени;
- общая для всех пользователей фирмы база данных, которая поддерживает все приложения (прикладные модули);
- согласованность и взаимосвязанность модулей;
- кроссплатформенность: может работать на разных серверах и операционных системах;
- доступ к системе через клиентский интерфейс вне зависимости от времени суток и местоположения;
- разные уровни доступа пользователям как вертикально (в иерархии оргструктуры компании), так и горизонтально (в зависимости от отдела);
- варианты развертывания: на сервере или в облаке.
Основная задача ERP-системы – оптимизация бизнес-процессов компании. Это достигается за счет автоматизации, систематизации и аналитики. Автоматизация в ERP освобождает значительную долю ресурса сотрудников. Например, система самостоятельно формирует отчеты на основе исходных данных. Это позволяет сократить не только расходы, но и вероятность ошибок.
Пользователи ERP работают с единой базой данных. Важная информация не хранится на персональных ПК сотрудников, что повышает безопасность и упрощает доступ к информации. При этом уровни доступа у сотрудников зависят от иерархии в оргструктуре, профиля деятельности и других факторов. Сотрудники не зависят от географического расположения или платформы, с которой подключаются к ERP. Удаленные сотрудники могут заходить в систему с мобильных гаджетов на Android или MacOS, а офисные сотрудники могут быть подключены к корпоративной Windows.
Объединение данных способствует комплексной бизнес-аналитике. В ERP хранятся данные, например, об инвентаре компании, цепочках поставки, клиентах, прибыли и т.д. На основе аналитики ERP можно планировать продажи за счет анализа спроса, следить за складом компании и выявлять лишние затраты. Также система помогает анализировать и оптимизировать работу отделов компании за счет полной и унифицированной отчетности.
ERP-системы используют модульную архитектуру. Это позволяет компоновать информационную систему поэтапно, в соответствии с приоритетностью задач. Например, вы можете внедрить сначала модуль бухгалтерского учета, модуль управления складскими запасами, а позже – подключить CRM и модуль управления персоналом. Если вам не нужен полный комплекс программ, архитектура ERP-системы позволяет установить только необходимые.
ERP-системы поддерживают мультиязычность, мультивалютность и адаптивность к законодательству разных стран. Это будет полезно транснациональным корпорациям и компаниям, ориентированным на международный рынок. Однако это преимущество также актуально для небольшого бизнеса. Скорее всего, в ERP по умолчанию доступен ваш язык и валюта, а особенности законодательства учтены. Таким образом, вам не придется долго искать подходящее решение или дорабатывать функционал.
Систему можно масштабировать в зависимости от организационной структуры компании. Это подразумевает возможность поддерживать в единой системе различные уровни корпоративной оргструктуры (материнская и дочерняя компания, филиалы, аффилированные структуры и т.п.), различные формы собственности, разные схемы налогообложения, планы счетов, учетные политики и т.д. Этот же принцип используется при формировании комплекса ERP для фирм с территориально распределенной структурой.
В значительной степени преимущества комплексной системы учета ERP –следствие ее ключевых принципов и структуры:
- аккумулирует, обрабатывает и выдает в виде отчетов информацию, необходимую для принятия решений;
- автоматизирует документооборот и процессы управления компанией;
- повышает эффективность работы пользователей за счет использования IT-алгоритмов, процессов, инструментария;
- обеспечивает полный контроль за деятельностью каждого отдела фирмы и процессом производства;
- оптимизирует и синхронизирует бизнес-процессы;
- сокращает затраты и издержки, связанные с распределенной оргструктурой бизнеса;
- упрощает аналитику и построение прогнозов, повышает эффективность принятия решений;
- дает инструменты для работы с персоналом: наем, развитие, мотивация, обучение, управление лояльностью и т.д.;
- повышает безопасность корпоративной информации за счет ИБ-политик и разграничения доступа к данным;
Каждая компания, которая использует ERP-решения, дополнит список преимуществ собственными. Однако главное следствие перечисленных преимуществ – рост прибыли за счет оптимального управления ресурсами и прозрачности информации.
