Что такое ERP-система и почему ее лучше разместить в облачной инфраструктуре



ERP-система учета для предприятия





Что такое ERP и зачем она бизнесу

Стратегический подход к управлению современным бизнесом строится на рациональном распоряжении ресурсами. Этот подход получил название ERP – Enterprise Resource Planning, англ. “планирование ресурсов предприятия”.


Несмотря на то, что эта стратегия появилась сравнительно недавно, в 1990-х годах, нынешний бизнес невозможно представить без информационной системы учета и управления процессами, оргструктурой и ресурсами компании. Реализовать стратегию ERP помогает одноименный пакет прикладного ПО – ERP-система.


Информационная система ERP представляет собой модульный комплекс управления процессами и организации данных для различных сфер деятельности фирмы. Она применяется для учета ресурсов, оптимизации производственных операций и бизнес-процессов, управления активами, финансового менеджмента и управления рисками, комплексной работы с персоналом и т. д.


Иными словами, программное обеспечение ERP помогает компании ориентироваться в том, что она делает, какими средствами располагает, как распределять доход, о чем отчитываться фискальным органам, как работать с сотрудниками, куда развиваться и как приспособиться к текущей ситуации, чтобы не упустить из виду стратегическую цель. А если формулировать с точки зрения IT, то ERP – это программный комплекс, который аккумулирует, сохраняет, обрабатывает, анализирует и распределяет критически важные для бизнеса данные. Так что все довольно просто.


Какую бы продвинутую IT-систему ни установили на фирме, нельзя забывать основные правила информационной безопасности. Повторим их еще раз – в нашем материале «Кибербезопасность организации». Это важно!


Основная задача любой ERP-системы – оптимизировать работу компании и повысить эффективность за счет автоматизации документооборота, операций и бизнес-процессов. Очевидно, что даже самая примитивная программа по учету расходов и доходов высвобождает значительную долю ресурса сотрудников – хотя бы за счет автоматизированного формирования отчетов вместо калькуляции вручную. Кроме того, автоматизация позволяет сократить не только расходы, но и вероятность ошибок. 


Рынок ERP-решений разнообразен и во многом зависит от локальных условий. Например, в глобальном масштабе лидерами по охвату пользователей являются Oracle, SAP и Microsoft, согласно данным исследования компании Panorama за 2018 год. В то же время на рынке России и ряда стран бывшего СССР система управления предприятием 1С обошла SAP по популярности. Причина этого заключается в большей адаптивности к динамике изменяющегося законодательства стран пространства пост-СНГ и Восточной Европы.



Структура и принципы работы ERP-систем

Независимо от локальных особенностей и задач, которые решаются с помощью этого ПО, комплексный пакет ERP обладает общими признаками по структуре и принципам работы. Рассмотрим эти признаки.


Архитектура и модульная структура ERP-решений

В основе любой ERP системы лежит трехуровневая клиент-серверная архитектура: уровень БД → уровень приложений → уровень представления (клиентский интерфейс).


ERP, как говорилось выше, представляет собой комплекс модулей, объединенных в единую структуру. Модули между собой взаимосвязаны и не имеют четко определенных границ: несмотря на то, что деление на модули реализовано на уровне приложений, они интенсивно обмениваются данными, а обращения к ним с клиентского уровня предусматривают общие настройки. Однако помимо модулей, в ERP существует обязательная базовая система, которая обеспечивает функционирование в рамках архитектуры “клиент-сервер”, интеграцию модулей и, как правило, кроссплатформенность.


Модульная структура позволяет компоновать информационную систему поэтапно, расставляя приоритеты внедрения в соответствии с приоритетностью задач бизнеса. Например, вам ничто не помешает внедрить сначала модуль бухгалтерского учета, модуль управления складскими запасами, а позже – подключить CRM и модуль управления персоналом.

Структура ERP-системы Типовая структура ERP-системы


Основные модули ERP содержат следующий функционал:


  • производство: модуль отвечает за комплексное управление производством продукции – планирование, учет сырьевых ресурсов и производственных мощностей, спецификация продукта, управление качеством, поставки и реализация и т.д.;
  • управление финансами и отчетностью: все компоненты бухгалтерской отчетности, управленческий учет, планирование и бюджетирование, учет активов, управление рисками, аудит хозяйственной деятельности и др.;
  • управление персоналом: учет сотрудников, их заработной платы и дополнительных выплат, планирование, рекрутинг, мотивация, развитие и др.;
  • управление работой с клиентами: часто этот модуль используют как автономную систему CRM – Customer Relationship Management System, англ. “система управления взаимоотношениями с клиентом”. Эта система позволяет собирать информацию о клиентах – как существующих, так и потенциальных, анализировать ее, планировать развитие, вести учет транзакций и т. д.
  • управление логистикой и закупками: автоматизация управления процессом поставок, учет ТМЦ, и управление остатками на складе, прозрачная организация тендеров и конкурсов на поставки и т.д.;
  • управление проектами: калькуляция затрат, организация работ, аналитика и планирование проектов и др.;
  • отраслевые решения: модули, кастомизированные по задачи определенной специфики – например, для управления образовательными учреждениями, транспортными компаниями, развлекательными заведениями, HoReCa, малым бизнесом и т. п.


Конфигурация и состав программного комплекса ERP могут существенно отличаться на предприятиях различных размеров и направлений бизнеса.


Принципы работы ERP

Принципы работы информационной системы управления предприятием являются прямым следствием ее структуры:


  • ERP представляет собой интегрированную систему, основанную на транзакциях;
  • работает в режиме реального времени;
  • общая для всех пользователей фирмы база данных, которая поддерживает все приложения (прикладные модули);
  • согласованность и взаимосвязанность всех модулей;
  • кроссплатформенность: может работать на разных серверах и операционных системах;
  • доступ к системе осуществляется через клиентский интерфейс вне зависимости от времени суток и местоположения;
  • существуют разные уровни доступа пользователям как вертикально (в иерархии оргструктуры компании), так и горизонтально (в зависимости от отдела);
  • варианты развертывания: на локальном сервере, в облаке или SaaS.

Где лучше разместить ERP Источник: http://www.sfx-tula.ru/


Основной принцип – это единая работа всех пользователей фирмы с базой данных: создание, наполнение информацией, использование. При этом уровни доступа у сотрудников разных отделов к модулям и данным варьирует в зависимости от иерархии в оргструктуре, профиля деятельности и других факторов, но не зависит от территориальной удаленности или платформы с которой пользователь обращается через клиентский интерфейс. Например, менеджеру по логистике не нужен доступ к отчетам отдела набора персонала, но для него важно контролировать остатки сырья и готовой продукции на складе и оприходовать новые поставки. Точно так же бухгалтеру по учету ТМЦ не нужен доступ к CRM-модулю, но важна интеграция в модуль финансового учета. При этом удаленные сотрудники могут заходить в систему с мобильных гаджетов на Android или MacOS, а офисные сотрудники подключены к корпоративной Windows.


Не менее важный принцип, лежащий в основе функционирования систем ERP, это транзакционный подход. За счет транзакций осуществляется наполнение базы данных и выгрузка из нее информации.


На ранних этапах развития стратегии Enterprise Resource Planning одним из ключевых принципов работы ERP-системы называли тиражируемость, то есть пригодность для использования одного программного продукта в разных компаниях вне зависимости от их профиля и размера. В начале 2000-х этот подход действительно себя оправдывал, позволяя бизнесу экономить на информационных системах. Если же предприятию требовалось учесть некоторую специфику, программисты просто изменяли исходный код программы. В случае с проприетарным ПО такое вмешательство приводит к нежелательным последствиям – могут появиться баги разной степени критичности, утрачивается гарантия на программный продукт, в особо запущенных случаях система начинает сбоить. Именно поэтому производители ERP-решений стали активно развивать модульную структуру своего продукта, а затем делать дополнительный функционал, учитывающий специфику профиля предприятий и организаций различных секторов экономики.


Таким образом сформировался новый ключевой принцип ERP – сочетание обязательной базовой основы, универсальной для всех компаний, с поддержкой отраслевой специфики в зависимости от профиля бизнеса.    


Из этого принципа следует еще один – поддержка мультиязычности, мультивалютности и адаптивность к законодательству разных стран. В эпоху глобализации невозможно ограничить IT-продукт такого назначения, как ERP-система, рынком одной страны. Транснациональным корпорациям и компаниям, ориентированным на международный рынок, необходим IT-комплекс управленческого и финансового учета с поддержкой разных валют, языков и возможностью интеграции базы нормативных требований разных государств.   


С этим принципом связан принцип масштабируемости в зависимости от организационной структуры компании. Он подразумевает возможность поддерживать в единой системе различные уровни корпоративной оргструктуры (материнская и дочерняя компания, филиалы, аффилированные структуры и т.п.), различные формы собственности, разные схемы налогообложения, планы счетов, учетные политики и т.д. Этот же принцип используется при формировании комплекса ERP для фирм с территориально распределенной структурой.


Современные ERP-решения учитывают все вышеперечисленные принципы. Но очевидно, что с течением времени список ключевых принципов систем ERP пополнится новыми.



Преимущества ERP-систем

Ответ на вопрос, нужна ли бизнесу ERP, можно найти, рассмотрев преимущества ее внедрения на предприятии – в противовес устаревшей модели бумажно-ручного учета и попыткам контролировать процесс с помощью множества разнообразных IT-систем и продуктов, которые между собой могут быть даже не интегрированы.


В значительной степени преимущества комплексной системы учета ERP являются прямым следствием ее ключевых принципов и структуры:

  • Создает единое информационное пространство на предприятии для эффективного взаимодействия всех пользователей как по вертикали (в иерархии), так и по горизонтали (в разрезе подразделений);
  • Аккумулирует, обрабатывает и выдает в виде отчетов всю необходимую для принятия решений информацию;
  • Позволяет управлять уровнями доступа персонала к общему массиву данных;
  • Автоматизирует документооборот и процессы управления компанией;
  • Повышает эффективность работы пользователей за счет использования IT-алгоритмов, процессов, инструментария;
  • Работает в режиме реального времени круглосуточно;
  • Позволяет использовать удаленный доступ;
  • Может использоваться в корпорациях с разветвленной оргструктурой;
  • Стирает границы: за счет использования различных валют, разных языков и специфических финансовых и правовых требований разных государств компании могут работать с контрагентами и клиентами по всему миру;
  • Не зависит от аппаратной платформы и операционных систем;
  • Обеспечивает полный контроль за деятельностью каждого отдела фирмы и процессом производства;
  • Стандартизирует отчетность и документацию компании;
  • Оптимизирует и синхронизирует бизнес-процессы;
  • Сокращает затраты и издержки, связанные с распределенной оргструктурой бизнеса;
  • Упрощает аналитику и построение прогнозов, повышает эффективность принятия решений;
  • Дает необходимые данные и инструменты для работы с персоналом: наём, развитие, мотивация, профессиональное обучение, удержание, формирование корпоративной культуры, управление лояльностью и т.д.;
  • Повышает безопасность корпоративной информации за счет разнообразных ИБ-политик, разграничения доступа к данным, применения средств криптографической защиты для каналов передачи и систем хранения данных и т.д.;
  • Интеграция с низкоуровневыми системами (прикладным оборудованием) позволяет получить полный контроль над процессом производства;
  • Модульная структура позволяет внедрять систему постепенно, подстраиваясь под потребности бизнеса;
  • Масштабируется по мере развития компании;
  • Использование функционала отраслевой специфики позволяет фирмам разных сфер и масштаба получать максимально эффективное решение для учета хозяйственной деятельности;
  • Увеличивает прибыль за счет оптимального управления ресурсами, прозрачности информации на всех уровнях.


Каждая компания, которая использует ERP-решения, дополнит список преимуществ своими. Но сколько бы их ни было, все они сводятся к одному весомому следствию: ERP поднимает бизнес на качественно новый уровень.   



Мифы об ERP, или Почему некоторые компании опасаются ее внедрять

Как ни странно, до сих пор еще живы некоторые заблуждения относительно ERP и их внедрения. Несмотря на положительный опыт на западном рынке, в отечественном бизнесе некоторые с опаской смотрят на учетные системы. Между тем, опасения эти основаны на недостаточной информированности, и их легко можно развеять. Этим и займемся.


Миф первый: “ERP-система мне не нужна – у меня слишком мелкий бизнес”.


Даже если вы – частный предприниматель-одиночка, финансовый и налоговый учет вам вести все равно приходится. Пока вы работаете один, возможно, на этом этапе ERP вам не нужна. Но развитие всегда сопряжено с увеличением операций. И если вчера меню продукции вашей семейной мини-пекарни пополнилось рецептом эклеров с ежевичным пюре, то у вас тут же прибавились:


  • операционная деятельность – добавился новый процесс производства;
  • потребность в ингредиентах (мука, молоко, масло, сахар, крахмал, ежевика);
  • расход ресурсов и средств производства (газ, электричество, вода, посуда, время, рабочие руки);
  • новые поставщики – надо ведь откуда-то ягоды получать;
  • новые клиенты, которые любят эклеры, ежевику и ягодное пюре;
  • расходы на маркетинг и логистику.


Даже если бухгалтерией занимается мама, а тесто замешивает племянник, учет и калькуляцию всех процессов вести в общей тетради на 72 листа – неэффективно. Пусть даже в очень урезанной форме, с акцентом на финансовом модуле, но ERP вам уже нужна. И наверняка была нужна еще до рецепта эклеров. Что уж говорить тогда о более крупных компаниях!


Миф второй: “ERP слишком громоздкая для меня, я не пользуюсь всеми этими возможностями и функциями”.


Модульная структура системы допускает компоновку практически под любые потребности и пожелания. Многие компании пользуются только базовой системой, которой достаточно для ведения учета, организации работы, планирования и формирования отчетности в контролирующие органы. Кроме того, рынок ERP-систем очень богат предложениями, и выбрать наиболее подходящее именно вашей фирме не составит труда.


Миф третий: “ERP не приспособлена под мой бизнес”.

Как вариант – “не учитывает особенностей законодательства моей страны”.


Помните, мы уже говорили об этом, рассказывая и о структуре ERP-систем, и о преимуществах? Так вот, с тех пор ничего не поменялось :)

Специализированные отраслевые модули созданы для компаний разных сфер деятельности и разного размера. Крупные поставщики ERP-решений, оперирующие на международном рынке, имеют разработки, локализованные специально для стран их присутствия: SAP, 1C, Oracle, Microsoft, OneBox и так далее. А есть ведь еще множество небольших компаний, разрабатывающих ПО только для своей страны и под ее требования. Так что идеальную для вас систему найти просто – нужно лишь внимательно присмотреться.


Миф четвертый: “Если я буду держать все-все свои данные в ERP, однажды ко мне ворвутся конкуренты/спецназ/рейдеры/инопланетяне, всю информацию заберут и мой бизнес рухнет. Нет, ERP – это опасно!”


Система управления предприятием – это всего лишь программный пакет. Где находится сервер базы данных с критической бизнес-информацией – совсем другой вопрос. Если локально, в вашем офисе или в подвале соседнего дома, – да, проблемы с безопасностью безусловны. Но если вы организуете своему офису терминальный доступ через RDP к облаку, где развернута ваша ERP-система, никакое нежелательное вторжение в ваш офис вам не страшно. Облако стоит брать, конечно, в Европе, лучше всего – в Германии. SIM-Cloud IaaS, кстати, отлично подойдет для этого.


Миф пятый: “А мне ERP не нужна – у меня уже есть CRM, мне ее достаточно!”


Это два разных продукта, их задачи, назначение и функционал различаются. ERP помогает управлять процессами предприятия, ведет учет ресурсов и используется для стратегического планирования и развития всей организации. CRM – это система, облегчающая контроль взаимодействия с клиентами. Она часто используется как вспомогательный инструмент при формировании цепочки сбыта и поставок, и входит в состав ERP-комплекса. То есть заменить ERP она не может – ее функции ограниченны.


Миф шестой: “ERP очень тяжелая, она будет “подвешивать” мой сервер, а новый я покупать не планирую”.


Во-первых, если локальный сервер компании устарел – его придется менять независимо от ERP. Тем более, если бизнес интенсивно растет. Во-вторых, качество “железа” играет огромную роль. Для отказоустойчивой и надежной работы вашей фирмы следует использовать оборудование класса Enterprise – то есть промышленные серверы, мощные машины с характеристиками, которые обеспечат достаточный ресурс для потребностей предприятия. В-третьих, покупка сервера – не разовая акция: подумайте о его обслуживании, о систематических апгрейдах, о лицензиях на программы. Все это – ваши затраты. Вариант аренды выделенного сервера у солидного европейского провайдера – гораздо лучше и выгоднее во всех отношениях.


Однако в случае с ERP предприятия, которое развивается быстрыми темпами, эффективнее разместить систему учета и планирования в облачной инфраструктуре.



ERP-система в облаке

Устанавливая программный комплекс или отдельные модули ERP на локальном сервере компании, всегда необходимо помнить о том, что его вычислительные возможности ограниченны. Выбирать необходимые технические параметры сервера – число процессорных ядер, объем оперативной и дисковой памяти, сетевые интерфейсы и другие настройки, – стоит с учетом перспективы роста бизнеса. Потому что масштабирование системы вынудит заменить часть оборудования на новое, более мощное. А это всегда хлопотно и увеличивает затраты.



Перед тем, как решиться мигрировать ERP-систему в облако, вы можете взять облако на «тест-драйв». На что обратить внимание во время тестирования, подскажет наш материал «Тестирование производительности облачных инфраструктур».


В облаке провайдера оборудование работает по другому принципу: все серверные планки, роутеры, свитчи, системы хранения и резервного копирования данных и другие компоненты объединены в единый пул вычислительных мощностей. Пользователям можно выделить из пула столько ресурсов, сколько они желают арендовать.


Преимущества выбора облачной инфраструктуры SIM-Cloud IaaS для развертывания ERP перед локальным размещением:


Преимущества размещения ERP-системы учета в облаке Преимущества размещения в облаке
  • экономия: ваши затраты на инфраструктуру переходят со статьи капитальных расходов в категорию операционных. Вам не нужно покупать дорогостоящее серверное оборудование, коммуникационные сети, включать их в основные фонды, рассчитывать амортизацию, платить сисадминам поддержки. Достаточно своевременно оплачивать доступ к ресурсам провайдера через интернет и приобрести недорогие терминалы для пользователей. Таким образом, использование арендованной облачной инфраструктуры подобно получению услуг от поставщиков электроэнергии, теплоснабжения, телекоммуникационных сервисов и т.д.;
  • повышение катастрофоустойчивости системы за счет размещения облачных серверов в дата-центре класса Tier III+ в Германии;
  • улучшенные параметры информационной безопасности за счет использования аппаратно-программных средств криптографической защиты, защищенных каналов передачи данных, настроенного сервиса резервного копирования SIM-Cloud BaaS и хранение бэкап-копий в удаленных хранилищах дата-центров;
  • юридическая защита: оборудование облака, развернутого в немецких дата-центрах, как и все данные, находятся под надежной защитой законодательства ФРГ. Поэтому вашей ERP не грозит несанкционированное изъятие;
  • быстрое обновление ПО и модернизация системы;
  • гибкость и масштабирование при изменении потребностей: увеличении количества пользователей, добавлении новых модулей ERP-системы и т.п.;
  • удобная интеграция ERP с другими облачными сервисами с использованием балансировки загрузки, виртуализации.


Облако – это отличный выбор, чтобы разместить ERP компании. Но, «переезжая» в облако, учтите, что:


  • вам нужен надежный интернет-провайдер, а лучше – два, поскольку доступ к работающей в облаке системе невозможен при обрыве интернет-соединения;
  • возможно, придется сократить или перепрофилировать часть персонала IT-подразделения вашей компании, поскольку задачи поддержки и администрирования оборудования переходят к провайдеру;
  • обязательно соблюдать сроки оплаты услуг провайдера облачных сервисов, поскольку иначе услуги могут быть отключены.


При выборе облачной платформы для размещения ERP, стоит определиться, какой тип инфраструктуры подойдет вашему проекту:

  • публичное облако – более доступное по цене, где большое количество пользователей работают одновременно на разделяемых между ними ресурсах;
  • частное облако с единоличным использованием, значительно большими возможностями управления, контроля и уровнем безопасности, но по более высокой цене;
  • гибридное облако, сочетающее возможности частного и публичного облаков: основная часть вычислений выполняется в более защищенном частном облаке, а ресурсы публичного облака подключаются во время пиковых нагрузок.


Какой бы вариант облака вы ни выбрали, важно, чтобы он максимально полно соответствовал потребностям и возможностям вашего бизнеса. SIM-Networks сознательно отказывается от типовых решений для своих клиентов и практикует индивидуальный подход к каждому проекту. Потому что нам небезразлично, как будет себя чувствовать ваша ERP-система в нашем облаке.

Выбор и внедрение ERP: Как сделать правильно

Внедрение ERP – серьезный шаг, инвестиция в развитие предприятия. Помимо стоимости оборудования и лицензий на ПО, компании потребуются ощутимые расходы на обучение пользователей, получение пакетов обновлений, сопровождение и техническую поддержку разработчика системы.


Экономить в таком серьезном вопросе, как имплементация корпоративной системы управления и учета, нельзя. Предостерегаем тех, кто уверен, что бесплатное ПО для ERP решит проблему затрат, – совсем наоборот. За работу такой программы не отвечает никто, ее невозможно адаптировать к изменениям – росту объема обрабатываемых данных, изменениям в законодательстве и нормативной документации и т.д. Рано или поздно, вам придется переходить к коммерческому профессиональному ERP-комплексу. А для этого потребуется извлекать и переносить данные из уже работающей системы учета. Иногда это невозможно в принципе, поскольку не было предусмотрено разработчиками, либо требует больших трудозатрат из-за несоответствия форматов данных, необходимости переобучения персонала, поиска инструментов интеграции. Тем самым вы на личном опыте поймете истинность народной мудрости, что скупой платит дважды.


Поэтому мы рекомендуем выбрать проприетарное ПО для вашей системы учета и управления бизнес-процессами компании. Выбирая поставщика, проанализируйте его портфолио, имплементирование best practice, отзывы клиентов, возможности интеграции. Опыт эксплуатации ERP показывает, что оптимальное решение для каждого предприятия всегда подбирается индивидуально с учетом специфики бизнеса, его масштабирования, оргструктуры, периодов пиковых нагрузок, локализации.  


А вот на чем действительно стоит сэкономить – это на платформе, где вы развернете свою ERP-систему. В нынешних условиях вкладываться в организацию локальной серверной инфраструктуры уже нерационально. Стоит менять концепцию затрат на IT, переориентируясь с капитальных на операционные расходы. Тем более, у провайдера инфраструктурных решений достаточно возможностей, чтобы предложить вам оборудование самого лучшего качества и профессиональный штат инженеров техподдержки.


На вопрос, что лучше выбрать – выделенный сервер, VDS или облако для ERP, – ответ всегда индивидуален. В некоторых случаях разумно арендовать масштабируемую облачную IT-инфраструктуру провайдера, в других достаточно выделенного сервера – виртуального, VDS, либо физического – в удаленном дата-центре. Можно также воспользоваться услугой сolocation, разместив собственное оборудование в дата-центре провайдера.


Но, взвешивая все pro et contra при выборе лучшего места, чтобы развернуть свою ERP-систему, держите в памяти статистику, приведенную в исследовании AMI-Partners: фирмы, переместившие ERP с локальных серверов в облачную среду, сократили свои затраты в среднем на 30%, тогда как их доход возрос до 35%.


Каким бы ни был ваш выбор – согласитесь, лучше передать непрофильную работу работы по поддержке IT-инфраструктуры персоналу провайдера. А в SLA, соглашении о качестве предоставляемых провайдером услуг, оговорены параметры аренды вычислительных ресурсов для вашей ERP-системы. 


Digitalization, цифровая трансформация бизнеса, – это реальность, в которой мы с вами живем. Не бойтесь меняться – мы поможем! Ждем вас в облаках!

Понравилась статья? Поделитесь ею в социальных сетях!