Что такое ERP-система и почему ее лучше разместить в облачной инфраструктуре



ERP-система учета для предприятия





Что такое ERP и зачем она бизнесу

Стратегический подход к управлению современным бизнесом строится на рациональном распоряжении ресурсами. Этот подход получил название ERP – Enterprise Resource Planning, англ. “планирование ресурсов предприятия”.


Несмотря на то, что эта стратегия появилась сравнительно недавно, в 1990-х годах, нынешний бизнес невозможно представить без информационной системы учета и управления процессами, оргструктурой и ресурсами компании. Реализовать стратегию ERP помогает одноименный пакет прикладного ПО – ERP-система.


Информационная система ERP представляет собой модульный комплекс управления процессами и организации данных для различных сфер деятельности фирмы. Она применяется для учета ресурсов, оптимизации производственных операций и бизнес-процессов, управления активами, финансового менеджмента и управления рисками, комплексной работы с персоналом и т. д.


Иными словами, программное обеспечение ERP помогает компании ориентироваться в том, что она делает, какими средствами располагает, как распределять доход, о чем отчитываться фискальным органам, как работать с сотрудниками, куда развиваться и как приспособиться к текущей ситуации, чтобы не упустить из виду стратегическую цель. А если формулировать с точки зрения IT, то ERP – это программный комплекс, который аккумулирует, сохраняет, обрабатывает, анализирует и распределяет критически важные для бизнеса данные. Так что все довольно просто.


Какую бы продвинутую IT-систему ни установили на фирме, нельзя забывать основные правила информационной безопасности. Повторим их еще раз – в нашем материале «Кибербезопасность организации». Это важно!


Основная задача любой ERP-системы – оптимизировать работу компании и повысить эффективность за счет автоматизации документооборота, операций и бизнес-процессов. Очевидно, что даже самая примитивная программа по учету расходов и доходов высвобождает значительную долю ресурса сотрудников – хотя бы за счет автоматизированного формирования отчетов вместо калькуляции вручную. Кроме того, автоматизация позволяет сократить не только расходы, но и вероятность ошибок. 


Рынок ERP-решений разнообразен и во многом зависит от локальных условий. Например, в глобальном масштабе лидерами по охвату пользователей являются Oracle, SAP и Microsoft, согласно данным исследования компании Panorama за 2018 год. В то же время на рынке России и ряда стран бывшего СССР система управления предприятием 1С обошла SAP по популярности. Причина этого заключается в большей адаптивности к динамике изменяющегося законодательства стран пространства пост-СНГ и Восточной Европы.



Структура и принципы работы ERP-систем

Независимо от локальных особенностей и задач, которые решаются с помощью этого ПО, комплексный пакет ERP обладает общими признаками по структуре и принципам работы. Рассмотрим эти признаки.


Архитектура и модульная структура ERP-решений

В основе любой ERP системы лежит трехуровневая клиент-серверная архитектура: уровень БД → уровень приложений → уровень представления (клиентский интерфейс).


ERP, как говорилось выше, представляет собой комплекс модулей, объединенных в единую структуру. Модули между собой взаимосвязаны и не имеют четко определенных границ: несмотря на то, что деление на модули реализовано на уровне приложений, они интенсивно обмениваются данными, а обращения к ним с клиентского уровня предусматривают общие настройки. Однако помимо модулей, в ERP существует обязательная базовая система, которая обеспечивает функционирование в рамках архитектуры “клиент-сервер”, интеграцию модулей и, как правило, кроссплатформенность.


Модульная структура позволяет компоновать информационную систему поэтапно, расставляя приоритеты внедрения в соответствии с приоритетностью задач бизнеса. Например, вам ничто не помешает внедрить сначала модуль бухгалтерского учета, модуль управления складскими запасами, а позже – подключить CRM и модуль управления персоналом.

Структура ERP-системы Типовая структура ERP-системы


Основные модули ERP содержат следующий функционал:


  • производство: модуль отвечает за комплексное управление производством продукции – планирование, учет сырьевых ресурсов и производственных мощностей, спецификация продукта, управление качеством, поставки и реализация и т.д.;
  • управление финансами и отчетностью: все компоненты бухгалтерской отчетности, управленческий учет, планирование и бюджетирование, учет активов, управление рисками, аудит хозяйственной деятельности и др.;
  • управление персоналом: учет сотрудников, их заработной платы и дополнительных выплат, планирование, рекрутинг, мотивация, развитие и др.;
  • управление работой с клиентами: часто этот модуль используют как автономную систему CRM – Customer Relationship Management System, англ. “система управления взаимоотношениями с клиентом”. Эта система позволяет собирать информацию о клиентах – как существующих, так и потенциальных, анализировать ее, планировать развитие, вести учет транзакций и т. д.
  • управление логистикой и закупками: автоматизация управления процессом поставок, учет ТМЦ, и управление остатками на складе, прозрачная организация тендеров и конкурсов на поставки и т.д.;
  • управление проектами: калькуляция затрат, организация работ, аналитика и планирование проектов и др.;
  • отраслевые решения: модули, кастомизированные по задачи определенной специфики – например, для управления образовательными учреждениями, транспортными компаниями, развлекательными заведениями, HoReCa, малым бизнесом и т. п.


Конфигурация и состав программного комплекса ERP могут существенно отличаться на предприятиях различных размеров и направлений бизнеса.


Принципы работы ERP

Принципы работы информационной системы управления предприятием являются прямым следствием ее структуры:


  • ERP представляет собой интегрированную систему, основанную на транзакциях;
  • работает в режиме реального времени;
  • общая для всех пользователей фирмы база данных, которая поддерживает все приложения (прикладные модули);
  • согласованность и взаимосвязанность всех модулей;
  • кроссплатформенность: может работать на разных серверах и операционных системах;
  • доступ к системе осуществляется через клиентский интерфейс вне зависимости от времени суток и местоположения;
  • существуют разные уровни доступа пользователям как вертикально (в иерархии оргструктуры компании), так и горизонтально (в зависимости от отдела);
  • варианты развертывания: на локальном сервере, в облаке или SaaS.

Где лучше разместить ERP Источник: http://www.sfx-tula.ru/


Основной принцип – это единая работа всех пользователей фирмы с базой данных: создание, наполнение информацией, использование. При этом уровни доступа у сотрудников разных отделов к модулям и данным варьирует в зависимости от иерархии в оргструктуре, профиля деятельности и других факторов, но не зависит от территориальной удаленности или платформы с которой пользователь обращается через клиентский интерфейс. Например, менеджеру по логистике не нужен доступ к отчетам отдела набора персонала, но для него важно контролировать остатки сырья и готовой продукции на складе и оприходовать новые поставки. Точно так же бухгалтеру по учету ТМЦ не нужен доступ к CRM-модулю, но важна интеграция в модуль финансового учета. При этом удаленные сотрудники могут заходить в систему с мобильных гаджетов на Android или MacOS, а офисные сотрудники подключены к корпоративной Windows.


Не менее важный принцип, лежащий в основе функционирования систем ERP, это транзакционный подход. За счет транзакций осуществляется наполнение базы данных и выгрузка из нее информации.


На ранних этапах развития стратегии Enterprise Resource Planning одним из ключевых принципов работы ERP-системы называли тиражируемость, то есть пригодность для использования одного программного продукта в разных компаниях вне зависимости от их профиля и размера. В начале 2000-х этот подход действительно себя оправдывал, позволяя бизнесу экономить на информационных системах. Если же предприятию требовалось учесть некоторую специфику, программисты просто изменяли исходный код программы. В случае с проприетарным ПО такое вмешательство приводит к нежелательным последствиям – могут появиться баги разной степени критичности, утрачивается гарантия на программный продукт, в особо запущенных случаях система начинает сбоить. Именно поэтому производители ERP-решений стали активно развивать модульную структуру своего продукта, а затем делать дополнительный функционал, учитывающий специфику профиля предприятий и организаций различных секторов экономики.


Таким образом сформировался новый ключевой принцип ERP – сочетание обязательной базовой основы, универсальной для всех компаний, с поддержкой отраслевой специфики в зависимости от профиля бизнеса.    


Из этого принципа следует еще один – поддержка мультиязычности, мультивалютности и адаптивность к законодательству разных стран. В эпоху глобализации невозможно ограничить IT-продукт такого назначения, как ERP-система, рынком одной страны. Транснациональным корпорациям и компаниям, ориентированным на международный рынок, необходим IT-комплекс управленческого и финансового учета с поддержкой разных валют, языков и возможностью интеграции базы нормативных требований разных государств.   


С этим принципом связан принцип масштабируемости в зависимости от организационной структуры компании. Он подразумевает возможность поддерживать в единой системе различные уровни корпоративной оргструктуры (материнская и дочерняя компания, филиалы, аффилированные структуры и т.п.), различные формы собственности, разные схемы налогообложения, планы счетов, учетные политики и т.д. Этот же принцип используется при формировании комплекса ERP для фирм с территориально распределенной структурой.


Современные ERP-решения учитывают все вышеперечисленные принципы. Но очевидно, что с течением времени список ключевых принципов систем ERP пополнится новыми.



Преимущества ERP-систем

Ответ на вопрос, нужна ли бизнесу ERP, можно найти, рассмотрев преимущества ее внедрения на предприятии – в противовес устаревшей модели бумажно-ручного учета и попыткам контролировать процесс с помощью множества разнообразных IT-систем и продуктов, которые между собой могут быть даже не интегрированы.


В значительной степени преимущества комплексной системы учета ERP являются прямым следствием ее ключевых принципов и структуры:

  • Создает единое информационное пространство на предприятии для эффективного взаимодействия всех пользователей как по вертикали (в иерархии), так и по горизонтали (в разрезе подразделений);
  • Аккумулирует, обрабатывает и выдает в виде отчетов всю необходимую для принятия решений информацию;
  • Позволяет управлять уровнями доступа персонала к общему массиву данных;
  • Автоматизирует документооборот и процессы управления компанией;
  • Повышает эффективность работы пользователей за счет использования IT-алгоритмов, процессов, инструментария;
  • Работает в режиме реального времени круглосуточно;
  • Позволяет использовать удаленный доступ;
  • Может использоваться в корпорациях с разветвленной оргструктурой;
  • Стирает границы: за счет использования различных валют, разных языков и специфических финансовых и правовых требований разных государств компании могут работать с контрагентами и клиентами по всему миру;
  • Не зависит от аппаратной платформы и операционных систем;
  • Обеспечивает полный контроль за деятельностью каждого отдела фирмы и процессом производства;
  • Стандартизирует отчетность и документацию компании;
  • Оптимизирует и синхронизирует бизнес-процессы;
  • Сокращает затраты и издержки, связанные с распределенной оргструктурой бизнеса;
  • Упрощает аналитику и построение прогнозов, повышает эффективность принятия решений;
  • Дает необходимые данные и инструменты для работы с персоналом: наём, развитие, мотивация, профессиональное обучение, удержание, формирование корпоративной культуры, управление лояльностью и т.д.;
  • Повышает безопасность корпоративной информации за счет разнообразных ИБ-политик, разграничения доступа к данным, применения средств криптографической защиты для каналов передачи и систем хранения данных и т.д.;
  • Интеграция с низкоуровневыми системами (прикладным оборудованием) позволяет получить полный контроль над процессом производства;
  • Модульная структура позволяет внедрять систему постепенно, подстраиваясь под потребности бизнеса;
  • Масштабируется по мере развития компании;
  • Использование функционала отраслевой специфики позволяет фирмам разных сфер и масштаба получать максимально эффективное решение для учета хозяйственной деятельности;
  • Увеличивает прибыль за счет оптимального управления ресурсами, прозрачности информации на всех уровнях.


Каждая компания, которая использует ERP-решения, дополнит список преимуществ своими. Но сколько бы их ни было, все они сводятся к одному весомому следствию: ERP поднимает бизнес на качественно новый уровень.



ERP-система в облаке

Итак, ответ на вопрос, нужна ли бизнесу ERP-система найден: однозначно, нужна. И это порождает следующий вопрос – где ее разместить? Вариантов несколько: на корпоративном сервере в офисе, либо на арендованных у провайдера мощностях – на VPS, выделенном сервере или в облаке. Исследования современных тенденций ERP-рынка отмечают тот факт, что все больше компаний самых разных масштабов и сфер деятельности выбирают облако для ERP-систем. Почему именно облачные решения больше привлекают пользователей – разберемся прямо сейчас.


Устанавливая программный комплекс или отдельные модули ERP на локальном сервере компании, всегда необходимо помнить о том, что его вычислительные возможности ограниченны. Выбирать необходимые технические параметры сервера – число процессорных ядер, объем оперативной и дисковой памяти, сетевые интерфейсы и другие настройки, – стоит с учетом перспективы роста бизнеса. Потому что масштабирование системы вынудит заменить часть оборудования на новое, более мощное. А это всегда хлопотно и увеличивает затраты.



Перед тем, как решиться мигрировать ERP-систему в облако, вы можете взять облако на «тест-драйв». На что обратить внимание во время тестирования, подскажет наш материал «Тестирование производительности облачных инфраструктур».


В облаке провайдера оборудование работает по другому принципу: все серверные планки, роутеры, свитчи, системы хранения и резервного копирования данных и другие компоненты объединены в единый пул вычислительных мощностей. Пользователям можно выделить из пула столько ресурсов, сколько они желают арендовать.


Преимущества выбора облачной инфраструктуры SIM-Cloud IaaS для развертывания ERP перед локальным размещением:


Преимущества размещения ERP-системы учета в облаке Преимущества размещения ERP в облаке
  • экономия: ваши затраты на инфраструктуру переходят со статьи капитальных расходов в категорию операционных. Вам не нужно покупать дорогостоящее серверное оборудование, коммуникационные сети, включать их в основные фонды, рассчитывать амортизацию, платить сисадминам поддержки. Достаточно своевременно оплачивать доступ к ресурсам провайдера через интернет и приобрести недорогие терминалы для пользователей. Таким образом, использование арендованной облачной инфраструктуры подобно получению услуг от поставщиков электроэнергии, теплоснабжения, телекоммуникационных сервисов и т.д.;
  • повышение катастрофоустойчивости системы за счет размещения облачных серверов в дата-центре класса Tier III+ в Германии;
  • улучшенные параметры информационной безопасности за счет использования аппаратно-программных средств криптографической защиты, защищенных каналов передачи данных, настроенного сервиса резервного копирования SIM-Cloud BaaS и хранение бэкап-копий в удаленных хранилищах дата-центров;
  • юридическая защита: оборудование облака, развернутого в немецких дата-центрах, как и все данные, находятся под надежной защитой законодательства ФРГ. Поэтому вашей ERP не грозит несанкционированное изъятие;
  • быстрое обновление ПО и модернизация системы;
  • гибкость и масштабирование при изменении потребностей: увеличении количества пользователей, добавлении новых модулей ERP-системы и т.п.;
  • удобная интеграция ERP с другими облачными сервисами с использованием балансировки загрузки, виртуализации.


Облако – это отличный выбор, чтобы разместить ERP компании. Но, «переезжая» в облако, учтите, что:


  • вам нужен надежный интернет-провайдер, а лучше – два, поскольку доступ к работающей в облаке системе невозможен при обрыве интернет-соединения;
  • возможно, придется сократить или перепрофилировать часть персонала IT-подразделения вашей компании, поскольку задачи поддержки и администрирования оборудования переходят к провайдеру;
  • обязательно соблюдать сроки оплаты услуг провайдера облачных сервисов, поскольку иначе услуги могут быть отключены.


При выборе облачной платформы для размещения ERP, стоит определиться, какой тип инфраструктуры подойдет вашему проекту:

  • публичное облако – более доступное по цене, где большое количество пользователей работают одновременно на разделяемых между ними ресурсах;
  • частное облако с единоличным использованием, значительно большими возможностями управления, контроля и уровнем безопасности, но по более высокой цене;
  • гибридное облако, сочетающее возможности частного и публичного облаков: основная часть вычислений выполняется в более защищенном частном облаке, а ресурсы публичного облака подключаются во время пиковых нагрузок.


Какой бы вариант облака вы ни выбрали, важно, чтобы он максимально полно соответствовал потребностям и возможностям вашего бизнеса. SIM-Networks сознательно отказывается от типовых решений для своих клиентов и практикует индивидуальный подход к каждому проекту. Потому что нам небезразлично, как будет себя чувствовать ваша ERP-система в нашем облаке.


Обращайтесь в любое время – наши специалисты круглосуточно на связи. Инженеры SIM-Networks быстро и профессионально помогут вам перенести ERP в облако в удобное для вас время!


Материал подготовила Алиса Кандеева


Понравилась статья? Поделитесь ею в социальных сетях!

close