На сьогоднішній день абревіатура «ERP» міцно влаштувалась у лексиконі підприємців. Ця програма цінна тому, що допомагає контролювати всі бізнес-процеси, вести точний бухгалтерський облік та керувати компанією. У цій статті ми розповідаємо про переваги цих рішень, про те, як правильно впровадити та де краще розмістити цю системну програму.
Чому деякі компанії побоюються впроваджувати ERP?
Без точного врахування всіх аспектів підприємницької діяльності бізнес неможливий. Багато в чому це питання зручності: набагато легше планувати подальші кроки, чітко знаючи свої доходи та витрати, фінансові потоки, податкові відрахування, обсяги продажу, потенціали виробництва та реалізації.
До цих пір поширені деякі помилки про ERP-системи та їх впровадження. Незважаючи на позитивний досвід на західному ринку, у бізнесі країн СНД багато хто з побоюванням дивиться на облікові системи. Ці побоювання ґрунтуються на нестачі інформації, і їх легко можна розвіяти.
Міф 1: "ERP мені не потрібна – у мене є CRM, її вистачить"
CRM та ERP – не тотожні. Їхні завдання, призначення та функціонал різняться. ERP – система управління ресурсами підприємства (Enterprise Resource Planning). Це комплекс додатків для управління процесами підприємства, обліку ресурсів, стратегічного планування та розвитку всієї організації. CRM (Customer Relationship Management System, англ. «Система управління відносинами з клієнтом») – це система, що полегшує контроль взаємодії з клієнтами. Вона часто використовується як допоміжний інструмент при формуванні ланцюжка збуту та постачання, і входить до складу ERP-комплексу як один із модулів. Тобто замінити ERP вона не може – її функції обмежені.
Міф 2: "У мене невеликий бізнес, я легко обійдуся без ERP"
Навіть якщо ви – приватний підприємець-одинак, фінансовий та податковий облік вести все одно потрібно. Можливо поки ви працюєте один, на цьому етапі ERP вам не потрібна. Але розвиток завжди пов'язаний зі збільшенням операцій. І якщо вчора меню продукції вашої сімейної міні-пекарні поповнилося рецептом еклерів з ожиновим пюре, тут же додаються:
- операційна діяльність – додався новий процес виробництва;
- потреба в інгредієнтах (борошно, молоко, олія, цукор, крохмаль, ожина);
- витрата ресурсів та засобів виробництва (газ, електрика, вода, посуд, час, робочі руки);
- нові постачальники – треба звідкись отримувати ягоди;
- нові клієнти, які люблять еклери, ожину та ягідне пюре;
- витрати на маркетинг та логістику.
Навіть якщо бухгалтерією займається мама, а тісто замішує племінник, облік та калькуляцію всіх процесів вести у загальному зошиті на 72 аркуші – неефективно. Нехай навіть у дуже урізаній формі, з акцентом на фінансовому модулі, але ERP вам вже потрібна, і, напевно, була потрібна ще до рецепту еклерів.
Міф 3: «ERP – надто громіздка, я не користуюсь усіма функціями»
Зручність ERP полягає в тому, що ця система складається з багатьох незалежних модулів, які інтегровані в єдину систему і звертаються до однієї бази даних. Ключове слово тут – «незалежні». Модульна структура системи допускає компонування практично під будь-які потреби та побажання. Іншими словами, ви можете встановити ті модулі, які необхідні на поточному етапі розвитку. Наприклад, лише система бухгалтерського обліку та CRM. А в міру розвитку можна купувати та підключати інші модулі.
Багато компаній користуються лише базовою системою, якої достатньо для ведення обліку, організації роботи, планування та формування звітності до контролюючих органів. Ринок ERP-систем дуже багатий на пропозиції, і вибрати найбільш підходяще саме вашій фірмі не складе труднощів.
Міф 4: "ERP не пристосована під мій бізнес"
Як варіант – "не враховує особливостей законодавства моєї країни".
Чомусь це дуже стійка помилка. Тим часом варто пам'ятати ключові принципи роботи ERP:
- будь-яка система ERP має обов'язкову базову основу, універсальну для будь-якої компанії незалежно від її розміру, форми власності, галузі, приналежності до країни;
- будь-яка ERP, крім базових функцій, підтримує галузеву специфіку залежно від профілю бізнесу;
- відповідно будь-яка ERP підтримує багатомовність, різні валюти, може бути легко адаптована до вимог законодавства різних країн.
Для компаній різних сфер діяльності та різного розміру створені спеціалізовані галузеві модулі. Великі постачальники ERP-рішень, що оперують на міжнародному ринку, мають розробки, локалізовані спеціально для країн їхньої присутності: SAP, 1C, Oracle, Microsoft, OneBox тощо. А є ще безліч невеликих компаній, які розробляють ПЗ тільки для своєї країни і під її вимоги. Тож ідеальну систему знайти просто – потрібно лише уважно придивитися.
Міф 5: «Якщо я триматиму дані в ERP, до мене увірвуться конкуренти/силовики, заберуть всю інформацію і мій бізнес впаде»
Міф 5: «Якщо я триматиму дані в ERP, до мене увірвуться конкуренти/силовики, заберуть всю інформацію і мій бізнес впаде»
При виборі хмари ERP слід звернути увагу на географічне розташування інфраструктури. Якщо хмара розгорнута у Європі, корпоративні дані перебувають під юрисдикцією законів ЄС. Наприклад, дата-центри SIM-Networks розташовані в Німеччині, де вилучити сервер або дані на ньому можна виключно за рішенням суду.
Міф 6: «ERP – важка, вона завантажуватиме мій сервер, а новий я купувати не планую»
По-перше, якщо локальний сервер компанії застарів – його доведеться міняти незалежно від ERP; тим паче, якщо бізнес активно зростає. По-друге, якість "заліза" грає величезну роль. Для відмовостійкої та надійної роботи фірми слід використовувати обладнання класу Enterprise - тобто промислові сервери, потужні машини з характеристиками, які забезпечать достатній ресурс для потреб підприємства. По-третє, сервер не обов'язково купувати. Якщо ви хочете розгорнути ERP-систему без витрат на обслуговування та оновлення, орендувати виділений сервер вигідніше, ніж купувати власний. Провайдеру набагато простіше купувати та утримувати промислові сервери, необхідні для надійної роботи ERP.
Однак у випадку з підприємствами, які активно розвиваються, краще розмістити ERP в хмарній інфраструктурі. Масштабованість виділеного сервера визначена конфігурацією; у хмарі ресурси розподіляються гнучко, з можливістю використовувати або відключати потужності. Ціна при цьому змінюється відповідно. Наприклад, багато клієнтів SIM-Networks розмістили системи ERP у хмарі SIM-Cloud IaaS. Спеціально для "важких" систем у хмарній інфраструктурі є окремий тип інстансів категорії Power. У його основі – потужні процесори Intel Xeon Scalable 2 покоління з базовою тактовою частотою 3,3 ГГц. У цьому інші системи вигідно розгорнути з урахуванням менш продуктивних інстансів, не переплачуючи за надлишкові ресурси.
