На сегодняшний день аббревиатура «ERP» прочно обосновалась в лексиконе предпринимателей. Это приложение ценно потому, что помогает контролировать все бизнес-процессы, вести точный бухгалтерский учет и управлять компанией. В этой статье мы рассказываем о преимуществах этих решений, о том, как правильно внедрить и где лучше разместить это системное приложение.
Почему некоторые компании опасаются внедрять ERP?
Без точного учета всех аспектов предпринимательской деятельности бизнес невозможен. Во многом это вопрос удобства: гораздо легче планировать дальнейшие шаги, четко зная свои доходы и расходы, финансовые потоки, налоговые отчисления, объемы продаж, потенциалы производства и реализации.
До сих пор распространены некоторые заблуждения про ERP-системы и их внедрение. Несмотря на положительный опыт на западном рынке, в бизнесе стран СНГ многие с опаской смотрят на учетные системы. Эти опасения основаны на недостатке информации, и их легко можно развеять.
Миф 1: «ERP мне не нужна – у меня есть CRM, ее хватит»
CRM и ERP – не тождественны. Их задачи, назначение и функционал различаются. ERP – система управления ресурсами предприятия (Enterprise Resource Planning). Это комплекс приложений для управления процессами предприятия, учета ресурсов, стратегического планирования и развития всей организации. CRM (Customer Relationship Management System, англ. «система управления взаимоотношениями с клиентом») – это система, облегчающая контроль взаимодействия с клиентами. Она часто используется как вспомогательный инструмент при формировании цепочки сбыта и поставок, и входит в состав ERP-комплекса как один из модулей. То есть заменить ERP она не может – ее функции ограниченны.
Миф 2: «У меня небольшой бизнес, я легко обойдусь без ERP»
Даже если вы – частный предприниматель-одиночка, финансовый и налоговый учет вести все равно нужно. Возможно, пока вы работаете один, на этом этапе ERP вам не нужна. Но развитие всегда сопряжено с увеличением операций. И если вчера меню продукции вашей семейной мини-пекарни пополнилось рецептом эклеров с ежевичным пюре, тут же прибавляются:
- операционная деятельность – добавился новый процесс производства;
- потребность в ингредиентах (мука, молоко, масло, сахар, крахмал, ежевика);
- расход ресурсов и средств производства (газ, электричество, вода, посуда, время, рабочие руки);
- новые поставщики – надо откуда-то получать ягоды;
- новые клиенты, которые любят эклеры, ежевику и ягодное пюре;
- расходы на маркетинг и логистику.
Даже если бухгалтерией занимается мама, а тесто замешивает племянник, учет и калькуляцию всех процессов вести в общей тетради на 72 листа – неэффективно. Пусть даже в очень урезанной форме, с акцентом на финансовом модуле, но ERP вам уже нужна, и наверняка была нужна еще до рецепта эклеров.
Миф 3: «ERP – слишком громоздкая, я не пользуюсь всеми функциями»
Удобство ERP состоит в том, что эта система состоит из множества независимых модулей, которые интегрированы в единую систему и обращаются к одной базе данных. Ключевое слово здесь – «независимые». Модульная структура системы допускает компоновку практически под любые потребности и пожелания. Иными словами, вы можете установить только те модули, которые необходимы на текущем этапе развития. Например, только систему бухгалтерского учета и CRM. А по мере развития можно приобретать и подключать другие модули.
Многие компании пользуются только базовой системой, которой достаточно для ведения учета, организации работы, планирования и формирования отчетности в контролирующие органы. Рынок ERP-систем очень богат предложениями, и выбрать наиболее подходящее именно вашей фирме не составит труда.
Миф 4: «ERP не приспособлена под мой бизнес»
Как вариант – «не учитывает особенностей законодательства моей страны».
Почему-то это очень стойкое заблуждение. Между тем, стоит помнить ключевые принципы работы ERP:
- любая система ERP имеет обязательную базовую основу, универсальную для любой компании вне зависимости от ее размера, формы собственности, отрасли, страновой принадлежности;
- любая ERP, помимо базовых функций, поддерживает отраслевую специфику в зависимости от профиля бизнеса;
- соответственно, любая ERP поддерживает многоязычность, разные валюты, может быть легко адаптирована к требованиям законодательства разных стран.
Для компаний разных сфер деятельности и разного размера созданы специализированные отраслевые модули. Крупные поставщики ERP-решений, оперирующие на международном рынке, имеют разработки, локализованные специально для стран их присутствия: SAP, 1C, Oracle, Microsoft, OneBox и так далее. А есть ведь еще множество небольших компаний, разрабатывающих ПО только для своей страны и под ее требования. Так что идеальную систему найти просто – нужно лишь внимательно присмотреться.
Миф 5: «Если я буду держать данные в ERP, ко мне ворвутся конкуренты/силовики, заберут всю информацию и мой бизнес рухнет»
Система управления предприятием – это всего лишь программный пакет. Где находится сервер базы данных с критической бизнес-информацией – совсем другой вопрос. Если локально, в вашем офисе или в подвале соседнего дома, – да, проблемы с безопасностью безусловны. Но если вы развернете ERP, например, на базе терминального сервера в облаке, никакое нежелательное вторжение в офис не страшно. Кстати, доступ сотрудников к удаленному офису возможен в любое время суток из любой точки планеты, где есть интернет. Поэтому даже из отпуска вы можете контролировать рабочие процессы. А если жизненные обстоятельства заставляют фирму перейти на удаленную работу, с этим не будет никаких проблем. Облачный сервер сделает работу с ERP не только возможной, но и эффективной даже из дому.
При выборе облака для ERP следует обратить внимание на географическое расположение инфраструктуры. Если облако развернуто в Европе, корпоративные данные находятся под юрисдикцией законов ЕС. Например, дата-центры SIM-Networks расположены в Германии, где изъять сервер или данные на нем можно исключительно по решению суда.
Миф 6: «ERP – тяжелая, она будет загружать мой сервер, а новый я покупать не планирую»
Во-первых, если локальный сервер компании устарел – его придется менять независимо от ERP; тем более, если бизнес интенсивно растет. Во-вторых, качество “железа” играет огромную роль. Для отказоустойчивой и надежной работы фирмы следует использовать оборудование класса Enterprise – то есть промышленные серверы, мощные машины с характеристиками, которые обеспечат достаточный ресурс для потребностей предприятия. В-третьих, сервер не обязательно покупать. Если вы хотите развернуть ERP-систему без затрат на обслуживание и обновления, арендовать выделенный сервер выгоднее, чем покупать собственный. Провайдеру гораздо проще приобретать и содержать промышленные серверы, необходимые для надежной работы ERP.
Однако в случае с предприятиями, которые интенсивно развиваются, лучше разместить ERP в облачной инфраструктуре. Масштабируемость выделенного сервера определена конфигурацией; в облаке ресурсы распределяются гибко, с возможностью задействовать или отключать мощности. Цена при этом меняется соответствующе. Например, многие клиенты SIM-Networks разместили системы ERP в облаке SIM-Cloud IaaS. Специально для «тяжелых» систем в облачной инфраструктуре есть отдельный тип инстансов категории Power. В его основе – мощные процессоры Intel Xeon Scalable 2 поколения с базовой тактовой частотой 3,3 ГГц. При этом другие системы выгодно развернуть на базе менее производительных инстансов, не переплачивая за лишние ресурсы.
