Огляд CRM Bitrix24 з погляду хмарного провайдера

Корпоративний інтернет-портал – один із основних комунікаційних інструментів у сучасному бізнесі. Він необхідний, якщо компанія має багаторівневу організаційну структуру, територіально віддалені підрозділи або співробітників, що працюють віддалено. На внутрішньому порталі колеги спілкуються і працюють із документами у режимі реального часу, перебуваючи у різних точках планети. Спочатку SIM-Networks використовували платформу Microsoft Sharepoint 2010. Згодом компанія перейшла на платформу Bitrix24. Чому це було зроблено і як це вплинуло на нашу роботу, читайте в огляді Бітрікс24 з погляду провайдера хмарних послуг.

Чому ми відмовилися від SharePoint?

У SIM-Networks інтранет-портал використовується не тільки як подоба Фейсбуку для внутрішніх комунікацій, але і як ефективний інструмент для:

• спільного документообігу;
• колективної роботи;
• багаторівневих доступів до ресурсів;
• зберігання файлів тощо.

У холдингу Netversor GmbH два офіси – штаб-квартира у Німеччині та операційний офіс бренду SIM-Networks у Східній Європі. Крім того, деякі співробітники працюють дистанційно в режимі віддаленого офісу. Саме для синхронізації взаємодії в колективі ми створили свій перший корпоративний портал на базі MS SharePoint 2010. Цей продукт Microsoft заслужив репутацію інструменту, який підійде будь-якій компанії за умови, що сертифіковані розробники адаптують систему під індивідуальні потреби фірми.

Спробувавши базову версію SharePoint, ми швидко зрозуміли, що нам потрібні серйозні доробки. У міру збільшення кількості співробітників зростала кількість завдань, була потрібна автоматизація бізнес-процесів та розширення функціоналу. За чотири роки використання продукту у команди SIM-Networks накопичився список побажань до кастомізації порталу на кілька десятків пунктів.

Наприклад, нам був важливим функціонал постановки завдань та контролю їх виконання на всіх етапах та рівнях: хто поставив завдання, хто і скільки часу працював над кожною ітерацією, які зміни вносилися тощо. Таким чином, наші менеджери отримали б дієвий інструмент управління ефективністю бізнес-процесів. Крім того, відстеження ланцюжка виконання завдання від прийняття рішення і до кінцевої ітерації – відвантаження результату корисне для стратегічного планування.

Для вирішення цього завдання ми планували найняти зовнішніх підрядників – сертифікованих розробників MS SharePoint, оскільки штатного програміста, який працював у цьому продукті, у компанії не було. Платформа дозволяє доопрацювання такого рівня, але щоб отримати на виході необхідний нам результат, потрібно дуже багато часу. А у випадку з підрядниками-аутсорсерами час – це завжди великі витрати. Тому комплексні доопрацювання порталу відкладалися.

Ми робили деякі спроби самостійної кастомізації порталу, проте аналіз виконаної роботи виявив її нерентабельність: наші штатні розробники витрачали надто багато часу на занурення в матеріал, розробку ТЗ, реалізацію проекту – все це було на шкоду профільній діяльності співробітників і надто дорого обходилося бізнесу. Тому ми стали шукати альтернативу – такий інтранет-портал, який найбільше відповідає нашим вимогам.

Навіщо нам потрібний Bitrix24?

Які вимоги до корпоративного інтранет-ресурсу мала компанія на момент розставання з SharePoint? Новий портал повинен був мати:

• загальну інформаційну стрічку, де з'являються новини щодо компанії в цілому;
• месенджер для обміну особистими повідомленнями між працівниками;
• робочі групи для виконання проектів, розробки ідей, брейнстормінгів тощо;
• чат із можливістю створення груп для спілкування;
• сховище файлів із доступом для спільної роботи;
• календар корпоративних подій;
• інструменти обліку робочого часу працівників, у тому числі працюючих позмінно;
• модуль управління задачами з можливістю делегування, трекінгом ітерацій та відстеженням трудовитрат;
• формування звітів та інші функції.

Зазначимо, що налаштування системи зберігання даних має дозволити призначати доступи або в автоматичному режимі (наприклад, у межах робочої групи) або користувачами вручну.

Ми розуміли, що для реалізації потреб необхідно радикально змінювати існуючий портал або встановлювати новий продукт. В обох випадках були потрібні інвестиції. У пошуках оптимального рішення ми спочатку відправили пропозиції на доопрацювання SharePoint кільком софтверним компаніям та розробникам-фрілансерам, видали тестові завдання та проаналізували фідбек. Результати аналізу зворотнього зв'язку від розробників були невтішні:

• невиправдано дорого – ціни було завищено, а відсутність контролю процесу розробки робило його непрозорим;
• надто довго – підрядники називали терміни виконання тестового завдання, що перевищували розумні межі;
• ненадійно – близько 20% потенційних підрядників зникли, щойно отримавши тестові завдання. Майже всі вимагали оплату авансом, не даючи гарантій, що завдання буде виконане вчасно і в тому вигляді, як ми очікуємо.

Проблема в тому, що CRM-продукти Microsoft (SharePoint, MS Dynamic) орієнтовані на великі корпорації з тисячами співробітників у різних країнах і великими бюджетами на IT-розробку. Але для малого та середнього бізнесу ці продукти не зовсім підходять: вони подібні до конструктора з безлічі складових і розраховані на значне доопрацювання під вимоги замовника. Базова версія «з коробки» не враховує нюансів бізнесу та специфіки галузі, і тому фірмі СМБ-сегменту доопрацювання SharePoint коштують дуже дорого.

Тому ми зайнялися пошуком альтернатив. Ще на етапі вибору корпоративної платформи для комунікацій ми провели огляд CRM-систем та ERP, доступних для російськомовних користувачів. Нашу увагу привернули Bitrix та Мегаплан. Але на той момент вони були ще «сирими» і вимагали суттєвого розвитку, якщо порівнювати із розробками Microsoft або SAP. Тому ми вибрали SharePoint.

Проте за чотири роки змінилися не лише наші потреби – прогресував продукт Bitrix. Ми помітили, що наші клієнти все частіше розвертали Bitrix24. Зросла кількість замовлень на інтеграцію цієї системи на хостингу SIM-Networks; клієнти частіше стали надсилати запити до нашої технічної підтримки про допомогу в налаштуванні або виправленні помилок після міграції Bitrix. Тому ми вирішили спробувати, як ця платформа працюватиме у SIM-Networks.

Як ми запровадили Bitrix24?

Ми взяли демо-версію Bitrix24 на три тижні для тестування. Звичайно, еталонної відповідності всім потребам не було, проте доробок вимагалося значно менше, ніж у випадку з SharePoint. Тоді ми провели дослідження для оцінки витрат на ці доробки програмістами, які сертифіковані для роботи з продуктами Bitrix. Вартість цих доробок виявилася значно нижчою, якщо порівнювати із продуктом Microsoft. Рішення було ухвалено – впроваджуємо Bitrix.

Першими тестували роботу нової платформи співробітники відділу розвитку бізнесу, Business Development Department, або B2B sales-менеджери. Саме на них лежить завдання «приводити» в компанію нових клієнтів, вести документацію за угодами, підтримувати в актуальному статусі інформацію про замовників, замовляти розробку маркетингових матеріалів та досліджень, змінювати на прохання клієнта конфігурацію замовлення або вирішувати фінансові питання про відстрочку, консолідацію, розбиття платежів.

Увесь час, поки компанія використовувала портал SharePoint для корпоративних комунікацій, відділ B2B працював із Microsoft Dynamic. Microsoft Dynamic – це масштабна CRM-система для великих компаній та міжнародних корпорацій. Відгуки менеджерів за підсумками тестового місяця роботи з Bitrix24 були на користь останньої: виявилося, що постановка завдань, контроль, робота з документами, формування звітів та інші функції Bitrix значно зручніше і простіше. Впровадження цієї CRM не просто полегшило роботу наших B2B-менеджерів, а й підвищило їхню ефективність.

Ми незабаром розгорнули повноцінну корпоративну платформу на Бітрікс24 і продовжуємо використовувати її досі. Іноді нам потрібні доопрацювання, але компанія-розробник активно збирає зворотний зв'язок від користувачів та впроваджує оновлення, додаючи необхідний функціонал.

У чому переваги системи Bitrix24?

Як інфраструктурний провайдер, ми можемо відзначити основну перевагу Бітрікс24 перед SharePoint з точки зору компаній сегмента SMB – ця система споживає в 2-3 рази менше обчислювальних ресурсів. Так, мінімальна інсталяція SharePoint, окрім необхідних для запуску самого продукту ресурсів, вимагає розгорнути базу даних, а MS SQL вже, у свою чергу, має отримати стандартний набір оперативної пам'яті, процесора, об'єму диска. Великий обсяг ресурсів, що поглинаються, пояснюється тим, що SharePoint написаний на ресурсоємному ASP.

У великих корпораціях, як і для провайдерів хостингу, витрати ресурсів – зовсім не проблема, адже обчислювальні потужності є у надлишку. Однак для невеликих та середніх компаній SharePoint надто «важкий». Тому розгортати на локальних потужностях цей продукт малому та середньому бізнесу нерентабельно навіть у базовій версії, без доопрацювань.

Дізнайтесь більше про вибір інфраструктурної платформи для ERP-системи у матеріалі «Що таке ERP-система управління підприємством і де її краще розмістити?».

Bitrix споживає значно менше ресурсів, ніж SharePoint, за аналогічного обсягу завдань, фізичної пам'яті та інших ресурсів. Наведемо приклад. Щоб у нас працював SharePoint, ми підтримували два віртуальні сервери: один – з БД, інший – із SharePoint. Коли ми перейшли на Bitrix, вся система була розгорнута однією VDS. А після того, як у SIM-Networks відкрився напрямок хмарних сервісів, ми розгорнули Bitrix24 у хмарі, що значно покращило ефективність та скоротило витрати офісу на інфраструктуру. Те саме відзначають і наші клієнти, які мігрували свої корпоративні системи Bitrix у хмару SIM-Cloud або приватну хмарну інфраструктуру.

Зручно, що Bitrix має і десктопну програму, і мобільний. Це дозволяє співробітникам залишатися на зв'язку навіть у відрядженні, у відпустці або перебуваючи на лікарняному. Це важливо для підтримки корпоративної культури – завжди відчувати свою причетність до колективу, бути в курсі того, що відбувається в офісі, отримувати актуальну інформацію від колег та керівництва. Також співробітники позитивно оцінили форму звітів про робочий день, які консолідуються та щотижня надсилаються менеджеру на розгляд. Так ми досягаємо прозорості бізнес-процесів, оцінюємо та прогнозуємо ефективність.

Інструменти порталу дозволяють налаштувати регламент робочого часу працівників, які працюють позмінно. У SIM-Networks служби Customer Care та Tech Support працюють цілодобово, і правильний облік тривалості робочого дня для нас надзвичайно важливий. Для міжнародної компанії також важливо, щоб портал підтримував багатомовність.

Для корпоративних комунікацій зручний розділ «Про компанію», де ми розміщуємо фотоальбоми та відеоматеріали, у тому числі навчальні, а також щотижневий бюлетень, що інформує колектив про події, якими відзначився минулий тиждень. Ця інформація допомагає новачкам швидше влитися у команду.

Як досвід роботи з Bitrix24 позначився на наших послугах?

Наш досвід використання Bitrix24 як корпоративна платформа налічує вже більше трьох років. За цей час ми жодного разу не пошкодували, що перейшли з SharePoint на Bitrix. Розробники системи постійно вдосконалюють продукт, вносять зміни, що покращують його використання. Ми збираємо у користувачів зворотний зв'язок, побажання до розвитку функціоналу та тримаємо зв'язок із командою розробки.

Продукти сімейства Bitrix дуже популярні серед наших клієнтів, тому ми виділили хостинг для Bitrix як окреме рішення. Також продукти Bitrix, у тому числі облікова система «1С:Підприємство», чудово працюють на виділених серверах, VDS та у хмарній інфраструктурі SIM-Cloud. Послуга розміщення цієї програми доступна у списку сервісів SIM-Networks.

Сподобалася стаття?