Наш успешный кейс внедрения системы Битрикс24

Переход на Битрикс24





Корпоративный интранет-портал – один из основных коммуникационных инструментов в современном бизнесе. Без него невозможно обойтись, если у компании многоуровневая организационная структура, территориально удаленные подразделения или сотрудники, работающие в режиме remote. На внутреннем портале коллеги общаются и совместно работают с документами в режиме реального времени, даже находясь в разных точках земного шара. Рынок предлагает огромный выбор решений для ERP, CRM и корпоративных коммуникаций. Изначально в SIM-Networks использовали платформу от Microsoft Sharepoint 2010. Со временем компания перешла на платформу Bitrix24. Почему это было сделано и как это повлияло на нашу работу, читайте в нашем материале.



ПРИЧИНЫ ПЕРЕХОДА НА БИТРИКС24: ПОЧЕМУ МЫ ОТКАЗАЛИСЬ ОТ SHAREPOINT

В SIM-Networks by Netversor интранет-портал используется не только как подобие Фейсбука для внутренних коммуникаций, но и как эффективный инструмент для совместного документооборота, коллективной работы по задачам, многоуровневым доступом к ресурсам, хранения файлов и т.д.


Рациональное управление предприятием, его структурой и ресурсами помогает организовать учётная система ERP. В статье “Что такое ERP-система и почему ее лучше разместить в облачной инфраструктуре” мы рассказываем о том, почему сейчас бизнес старается развернуть в облаке ERP-систему.


У холдинга Netversor GmbH два офиса – штаб-квартира в Германии и операционный офис бренда SIM-Networks в Восточной Европе. Кроме того, некоторые сотрудники работают с нами дистанционно, в режиме удаленного офиса. Именно для синхронизации взаимодействия в коллективе мы и создали свой первый корпоративный портал на базе MS SharePoint 2010. Этот продукт Microsoft популярен в корпоративном мире и заслужил репутацию инструмента, который может подойти любой компании. При условии, что под индивидуальные потребности фирмы этот продукт адаптируют сертифицированные разработчики.


Попробовав базовую, “коробочную”, версию SharePoint, мы быстро поняли, что нам необходимы серьезные доработки. По мере увеличения числа сотрудников росло число задач, требовалась автоматизация бизнес-процессов и расширение функционала. За четыре года использования продукта у команды SIM-Networks накопился список пожеланий к кастомизации портала на несколько десятков пунктов.


Например, нам был важен функционал постановки задач и контроля их выполнения на всех этапах и уровнях: кто поставил задачу, кто и сколько времени работал над каждой итерацией, какие изменения вносились и т.п. Таким образом наши менеджеры получили бы действенный инструмент управления эффективностью бизнес-процессов. Кроме того, отслеживание цепочки выполнения задачи от принятия решения и до конечной итерации – отгрузки результата, полезно для стратегического планирования.


Для решения этой задачи мы планировали нанять внешних подрядчиков – сертифицированных разработчиков MS SharePoint, поскольку штатного программиста, работавшего в этом продукте, у нас в компании не было. Платформа позволяет доработки такого уровня, но, чтобы получить на выходе необходимый нам результат, требовалось очень много времени. А в случае с подрядчиками-аутсорсерами время — это всегда большие затраты. Поэтому комплексные доработки портала откладывались.


Периодически мы предпринимали некоторые попытки самостоятельной кастомизации портала, однако анализ проделанной работы выявил ее нерентабельность: слишком много времени тратили наши штатные разработчики на погружение в материал, разработку ТЗ, реализацию проекта – все это было в ущерб профильной деятельности наших сотрудников и слишком дорого обходилось бизнесу.


Поэтому мы стали искать альтернативу – такой интранет-портал, который больше соответствует нашим требованиям.



Зачем нам нужен Битрикс24

Итак, какие требования к корпоративному интранет-ресурсу были у компании на момент расставания с SharePoint? Новый портал должен был иметь:


  • общую информационную ленту, где появляются новости, касающиеся компании в целом;
  • мессенджер для обмена личными сообщениями между сотрудниками;
  • рабочие группы для выполнения проектов, выработки идей, брейнстормингов и т.д.;
  • чат с возможностью создания групп для общения;
  • хранилище файлов с доступом для совместной работы; при этом настройка системы должна позволить назначение доступов либо в автоматическом режиме, например, в пределах рабочей группы, либо пользователями вручную;
  • календарь корпоративных событий;
  • инструменты учета рабочего времени сотрудников, в том числе работающих посменно;
  • модуль управления задачами с возможностью делегирования, трекингом итераций и отслеживанием трудозатрат;
  • формирование отчётов и другие функции.

Мы понимали, чтобы для реализации наших потребностей необходимо радикально менять существующий портал, либо устанавливать новый продукт. В обоих случаях требовались инвестиции.


В поисках оптимального решения мы вначале отправили предложения на доработку нашего SharePoint нескольким софтверным компаниям и разработчикам-фрилансерам, выдали тестовые задания и проанализировали фидбэк. Результаты анализа обратной связи от разработчиков были неутешительны:


  • неоправданно дорого – цены были явно завышены, а отсутствие контроля процесса разработки делало его непрозрачным для нас;
  • слишком долго – подрядчики называли сроки выполнения тестового задания, которые превышали разумные пределы;
  • ненадежно – около 20% наших потенциальных подрядчиков исчезла бесследно, едва получив тестовые задания. Почти все они требовали оплату работы авансом, не давая никаких гарантий, что задание будет выполнено в срок и в том виде, как мы ожидаем.

Проблема в том, что СRМ-продукты Microsoft (SharePoint, MS Dynamic) ориентированы на крупные корпорации с тысячами сотрудников в разных странах и большими бюджетами на IT-разработку. Но для малого и среднего бизнеса эти продукты не совсем подходят: они подобны конструктору из множества составляющих и рассчитаны на значительную доработку под требования заказчика. Базовая версия “из коробки” не учитывает нюансов бизнеса и специфики отрасли, и потому фирме СМБ-сегмента доработки SharePoint обходятся слишком дорого.


Поэтому мы занялись поиском альтернатив. Еще на этапе первичного выбора корпоративной платформы для коммуникаций, четыре года назад, мы анализировали рынок доступных для русскоязычных пользователей CRM- и ERP-систем. Наше внимание привлекли Битрикс и Мегаплан. Но на тот момент они были еще “сырыми” и требовали существенного развития, если сравнивать с разработками Microsoft или SAP. Поэтому мы и выбрали SharePoint.


Однако за четыре года изменились не только наши потребности – прогрессировал продукт Bitrix. Мы заметили, что наши клиенты все чаще стали разворачивать у себя Битрикс24. Выросло число заказов на интеграцию этой системы на хостинге SIM-Networks; клиенты чаще стали отправлять запросы в нашу техническую поддержку о помощи в настройке или исправлении ошибок после миграции Битрикса. Поэтому мы решили попробовать, как эта платформа станет работать в SIM-Networks.  



Зачем нужен Битрикс24 для компании



Внедрение Bitrix24

На три недели мы взяли демо-версию Битрикс24 для тестирования. Конечно, эталонного соответствия всем нашим потребностям не было, однако доработок требовалось на порядок меньше, чем в случае с SharePoint. Тогда мы провели исследование для оценки затрат на эти доработки программистами, сертифицированными для работы с продуктами Bitrix. Стоимость этих доработок тоже оказалась значительно ниже, если сравнивать с продуктом от Microsoft. Решение было принято – внедряем Битрикс.


Первыми тестировали работу новой платформы сотрудники отдела развития бизнеса, Business Development Department, или B2B sales-менеджеры. Именно на них лежит задача “приводить” в компанию новых клиентов, вести документацию по сделкам, поддерживать в актуальном статусе информацию о заказчиках, заказывать разработку маркетинговых материалов и исследований, изменять по просьбе клиента конфигурацию заказа или решать финансовые вопросы об отсрочке, консолидации, разбиении платежей.


Все время, пока компания использовала портал SharePoint для корпоративных коммуникаций, отдел B2B работал с Microsoft Dynamic, масштабной CRM-системой для крупных компаний и международных корпораций. Отзывы менеджеров по продажам по итогам тестового месяца работы с инструментами Битрикс24 были в пользу последней: оказалось, что постановка задач, контроль, работа с документами, формирование отчетов и другие важные функции в Битрикс значительно удобнее и проще. Внедрение CRM Битрикс24 не просто облегчило работу наших B2B-менеджеров, но и повысило их эффективность.


Вскоре, мы развернули полноценную корпоративную платформу на Битрикс24 и продолжаем пользоваться ею по сей день. Конечно, время от времени нам требуются доработки, но компания-разработчик активно собирает обратную связь от пользователей и внедряет обновления, добавляя необходимый функционал. С каждым обновлением система приближается к совершенству.



Использование Bitrix24


Преимущества системы Bitrix24:

Как инфраструктурный провайдер, мы можем отметить основное преимущество Битрикс24 перед SharePoint с точки зрения компаний сегмента SMB – эта система потребляет в 2-3 раза меньше вычислительных ресурсов.


Так, минимальная инсталляция SharePoint, помимо необходимых для запуска самого продукта ресурсов, требует развернуть базу данных, а MS SQL уже в свою очередь должна получить стандартный набор оперативной памяти, процессора, объема диска. Большой объем поглощаемых ресурсов объясняется тем, что SharePoint написан на ресурсоемком ASP. В крупных корпорациях, как и для провайдеров хостинга, это совсем не проблема, вычислительные ресурсы есть в избытке, но для небольших и средних компаний SharePoint слишком “тяжелый”. Поэтому разворачивать на локальных мощностях этот продукт малому и среднему бизнесу нерентабельно даже в базовой версии, без доработок.


В то же время при аналогичном объеме задач, физической памяти и других ресурсов Битрикс потребляет значительно меньше. Приведем пример. Чтобы у нас работал SharePoint, мы поддерживали два виртуальных сервера: один – с БД, другой – с SharePoint. Когда мы перешли на Битрикс, вся система была развернута на одном VDS. А после того, как в SIM-Networks открылось направление облачных сервисов, мы развернули Битрикс24 в облаке, что значительно улучшило эффективность и сократило затраты офиса на инфраструктуру. То же самое отмечают и наши клиенты, которые мигрировали свои корпоративные системы Bitrix в облако SIM-Cloud или частную облачную инфраструктуру.


Очень удобно, что Битрикс имеет и десктопное приложение, и мобильное. Это позволяет нашим сотрудникам оставаться на связи даже в командировке, в отпуске или находясь на больничном. Это важно, скорее, не в плане рабочих процессов, а для поддержания корпоративной культуры – всегда ощущать свою причастность к коллективу, быть в курсе происходящего в офисе, получать актуальную информацию от коллег и руководства.


Наши сотрудники положительно оценили форму отчетов о рабочем дне, которые консолидируются и еженедельно отправляются менеджеру на рассмотрение. Так мы достигаем прозрачности бизнес-процессов, оцениваем и прогнозируем эффективность. Это еще один из инструментов планирования в нашей компании.


Инструменты портала позволяют настроить регламент рабочего времени сотрудников, работающих посменно. В SIM-Networks службы Customer Care и Tech Support работают круглосуточно, и правильный учет продолжительности рабочего дня имеет критическую важность для нас.


Для корпоративных коммуникаций удобен раздел «О компании», где мы размещаем фотоальбомы и видеоматериалы, в том числе обучающие, а также еженедельный бюллетень, информирующий коллектив о событиях, которыми отметилась минувшая неделя. Вся эта информация помогает новичкам быстрее влиться в нашу команду, ощутить теплую атмосферу искренней дружбы и доброжелательности в нашем коллективе.


Для международной компании также важно, чтобы портал поддерживал мультиязычность.



Кейс внедрения Битрикс24 в международной компании: Резюме

В целом наш опыт использования Битрикс24 в качестве корпоративной платформы насчитывает уже более трех лет. За это время мы ни разу не пожалели о том, что перешли с SharePoint на Bitrix. Разработчики системы постоянно совершенствуют свой продукт, вносят изменения, улучшающие его использование. Со своей стороны, мы собираем у наших пользователей обратную связь, пожелания к развитию функционала и держим связь с командой разработки.


В последние годы многие предприятия и даже малый бизнес стремится перенести свои учетные системы в облачные инфраструктуры. В материале “1С в облаке – ваш бухгалтер на седьмом небе” мы рассказываем, почему разместить 1С в облаке выгодное и надежное решение.


Продукты семейства Bitrix очень популярны среди наших клиентов, поэтому в перечне предоставляемых SIM-Networks услуг мы выделили в отдельную линию SSD-хостинг для сайтов на CMS 1С-Битрикс. Кроме того, отлично работают продукты Битрикс, в том числе учетная система “1С:Предприятие”, на наших выделенных серверах, VDS и в облачной инфраструктуре SIM-Cloud.

 

Понравилась статья? Поделитесь ею в социальных сетях!

close